Termo que está em evidência e conceito cada vez mais popular no meio corporativo, a definição de “outsourcing” costuma gerar confusão. Geralmente, e de maneira errada, é traduzido como “terceirização”. Convém então, e antes de tudo – diferenciar uma coisa e outra.

Por terceirização, entendem-se atividades mais rotineiras, de menor valor percebido, aquelas geralmente mais distantes hierarquicamente do “core business” (a “vocação” da empresa). Mas, que atividades são essas? Limpeza, segurança, transporte, logística, são bons exemplos. Enfim, atividades que, embora importantes operacionalmente, influem pouco nos aspectos estratégicos e até comerciais de uma empresa.

O outsourcing, em sua essência, também é uma terceirização, contudo, terceirização estratégica de áreas-chave para o “core business”, muitas das quais, inimagináveis há até pouco tempo: controle financeiro, força de vendas, sistemas de informação, prospecção e T.I. Que tal colocar seu foco naquilo que você faz melhor que sua concorrência e deixar que especialistas cuidem do restante? Essa é justamente a melhor definição para o outsourcing. Como principais vantagens, podemos citar a redução de custos e o aumento geral da produtividade.

Com o aumento exponencial da competitividade nos mais variados mercados, as empresas, independente do porte, se viram obrigadas a repensar seu modelo de negócios e, consequentemente, a adaptar suas estruturas internas a essa nova realidade. Há cada vez mais especialistas no mercado à disposição para resolver todo e qualquer tipo de problema que você e sua empresa possam ter. Vive-se atualmente um “boom” do outsourcing. Desnecessário dizer que esse fato contribui para uma queda qualitativa na atividade, afetando diretamente empresas sérias cujo core business (de novo o termo) é, justamente, a prestação profissional de serviços de outsourcing.

Então, como e quando decidir transferir áreas-chave de sua empresa, para quem realmente entende do assunto? Como saber se suas necessidades serão supridas por profissionais realmente competentes, e não por “aventureiros do mundo do outsourcing”? Considerar os seguintes aspectos:

- Identifique e avalie as oportunidades: saiba quais são os seus processos críticos, ou seja, aqueles que devem obrigatoriamente ser conduzidos por sua organização, e quais não são vitais para seu sucesso. Uma vez identificadas as competências-chave da empresa (aquilo que realmente “fazem bem feito”), todas as demais atividades são candidatas ao outsourcing. Defina exatamente o seu cenário atual e alinhe suas expectativas futuras ao cenário do outsourcing.

- Selecione o fornecedor: saiba separar o joio do trigo, afinal existem muitas empresas que oferecem “terceirização” de serviços. Como em qualquer caso, busque referências antes de contratar. Indicações de amigos e parceiros já atendidos são um ótimo parâmetro. Reportagens na mídia sobre empresas de destaque no setor, também são excelentes como referência no processo de escolha.

- Prepare a transição: caso o departamento a ser transferido para o outsourcing já exista em sua empresa, programe essa transição de maneira ordenada e antecipada. Identifique quais são os colaboradores e talentos humanos que podem migrar para outros departamentos, por exemplo. Comunique as equipes com antecipação, mostrando os aspectos positivos que as mudanças terão para o desempenho de todos.

- Acompanhe o desempenho continuamente: avalie se o desempenho do prestador de outsourcing está de acordo com suas expectativas e, acima de tudo, se está perfeitamente alinhado com os índices de resultados e excelência acordados em contrato. É natural que haja ajustes no decorrer dos processos, em especial no início de uma operação. Contudo, resultados negativos recorrentes e desvios graves dos termos acordados são sinais de que medidas corretivas mais urgentes precisam ser tomadas. Nesta fase, a melhoria contínua dos processos entre as partes deve ser o principal objetivo a ser atingido.

Ainda é interessante destacar que o outsourcing deve ser sempre encarado como uma parceria estratégica efetiva entre a empresa contratante e a contratada. De início, os níveis hierárquicos mais elevados devem envolver-se diretamente nos processos e, gradualmente, podem passar a delegar funções de intermediação estratégica aos gestores responsáveis por cada área. Ainda neste caso, uma transição gradual e ordenada também é muito recomendada.

E, afinal, quais áreas são passíveis de outsourcing? Podemos citar:

- Planejamento estratégico: afinal, a melhor estratégia do mundo pode ser desperdiçada se não houver pessoal com conhecimento e envolvimento necessários à sua execução;
- Marketing e vendas: quem nunca ouviu falar em contratar uma agência de marketing, ou de promoção de vendas, para cuidar da divulgação de seus produtos e serviços, por exemplo?
- Recursos humanos: delegar a alguém especializado todo o processo de seleção que lhe entregasse um profissional já treinado para uma área importante de sua empresa. Não seria ótimo?- Informática e T.I.: gestão de equipamentos complexos, consolidação de base de dados e, claro, assistência técnica permanente de sua área de informática certamente são algo que deve ser delegado a profissionais dedicados exclusivamente a isso.

Muito mais do que uma simples terceirização, o outsourcing deve ser visto como um processo de transformação estratégica. Concentre-se naquilo que faz melhor e entregue o restante a especialistas. Sua empresa agradece!

Augusto Gomes é diretor do Royall Group, empresa especializada em Outsourcing Integrado, nas áreas de Vendas e Marketing, Recursos Humanos e TI